Después de la buena aceptación que ha tenido la versión paquetizada de KMKey para Sistemas de Gestión Integrados (S.G.I.) que presentamos en enero (ver entrada), estamos ya trabajando en una versión más extensa, que incorpore versiones estandarizadas de los procedimientos más usados en las ya muchas implantaciones de KMKey Quality personalizadas que hemos llevado a cabo.
Recordemos primero cuáles son las funcionalidades incluidas en el paquete básico para S.G.I.:
Procedimiento de Documentación controlada.
Sirve para gestionar el acceso, modificación e historia de toda la
documentación del sistema, como Manuales, Procedimientos, Formatos o
Instrucciones de Trabajo, en cualquier formato de fichero (PDF, DOC,
XLS, ODT, ODS, etc.). Para ello se garantiza que los usuarios
únicamente puedan acceder a la última versión aprobada de cada
documento, y para cada punto de la norma se definen los perfiles del
Editor, el Revisor y el Aprobador de los documentos, obligando a seguir
el ciclo establecido en la norma para cada nueva revisión de los
documentos, y notificando a cada uno de los intervinientes cuando se
producen modificaciones.
Procedimiento de Control de los Registros.
Se usa para almacenar en el gestor documental la información de los
registros obtenidos en cualquier formato, quedando a disposición de los
usuarios a los que se les otorgue acceso, y siendo indexados sus
contenidos para que el proceso de búsqueda permita localizarlos con
facilidad.
Procedimiento de Planificación y ejecución de Auditorías.
Permite la planificación, ejecución y control de auditorías tanto
internas como externas, seleccionando los procedimientos a auditar y el
equipo auditor. Durante la ejecución de la auditoría es posible lanzar
No Conformidades que se vayan detectando, y el sistema impedirá que la
Auditoría se pueda dar por concluída hasta que todas las no
conformidades detectadas se hayan resuelto. El entorno web de la
herramienta la hace especialmente indicada para que auditores externos
puedan realizar remotamente el seguimiento de todas esas cuestiones.
Procedimiento de No Conformidades. Pueden
iniciarse desde una Auditoria, pero también pueden tener su origen en
otros ámbitos, como las quejas de clientes o la observación del
personal. Una vez se registra una No Conformidad y el/los
procedimiento/s afectados, se designa un Receptor de la misma, que es
notificado por e-mail y será la persona encargada de llevarla a cabo.
Está previsto registrar los costos de la corrección asociados, y de ser
necesario incluso se pueden lanzar Acciones Correctivas. En este último
caso, el sistema impedirá el cierre de la No Conformidad hasta que se
hayan resuelto todas las acciones correctivas asociadas.
Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora.
Pueden tener su origen en una No Conformidad, pero también puede
iniciarlas directamente algún usuario autorizado. Se registran los
procedimientos afectados y se designa un Receptor (el encargado de
ejecutarla) y un Plazo de ejecución. También puede designarse un
Verificador, que será notificado en el momento que el Receptor dé por
implementada la acción. En caso de que la acción tenga su origen en una
No Conformidad, cuando se cierre se notificará al Receptor de la misma para que tenga constancia.
De todos los procedimientos que tenemos implementados en diversos clientes, hemos pensado que una buena selección a añadir en una versión paquetizada más completa sería la siguiente:
Comités de Calidad. Para la convocatoria, ejecución y asignación de tareas derivadas de las reuniones del comité de Calidad
Objetivos e Indicadores. Permite definir los objetivos anuales y los indicadores, y hacer un seguimiento de su cumplimiento
Quejas y Sugerencias. Para el registro de quejas, sugerencias y reclamaciones de distintos ámbitos, con su posible derivación hacia No Conformidades cuando así se requiera.
Mantenimientos Periódicos. Para la planificación y seguimiento de mantenimientos periódicos de máquinas o instrumental
Empleados y Puestos de Trabajo. Para la definición, asignación y evaluación de puestos de trabajo.
Formaciones. Permite controlar la planificación de cursos de formación y la asistencia a los mismos por parte de los empleados.
Evaluación de Proveedores. Permite evaluar a los proveedores desde el punto de vista de la gestión de la calidad
¿ Que os parece el pack previsto ? ¿ Añadirías algún procedimiento que considereis fundamental a la herramienta ? Agradecemos vuestras opiniones