miércoles, 30 de septiembre de 2009

Previsiones económicas. Ciclo Oferta/Presupuesto >> Factura

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Con KMKey podemos llevar a cabo ofertas/presupuestos y así mismo emitir y registrar las facturas que se necesiten.
Para ello debemos utilizar las prestaciones que se encuentran en el TAB "PLANIFICAR" opción "Añadir Previsión" y generar una nueva.
Debemos tener seleccionado el nombre del proyecto en el árbol de navegación.
Seleccionar el TAB PLANIFICAR y a continuación seleccionar la opción: "Añadir Previsión".
Se identifica esta "Previsión" con un nombre y se deben rellenar algunos campos más.
A continuación podemos ir rellenando "item" por "item" los conceptos de los que consta dicha "oferta".
Para poder imputar correctamente los "items" deberá haber una correspondencia con los "Conceptos Contables" definidos en la aplicación.
Una vez rellenada la última línia de elementos, guardamos la previsión.
Nos aparecen una serie de botones con opciones como: "Modificar", para modificar cualquier entrada o dato recogido; "Copiar", para dejar esta previsión como estaba e ir añadiendo elementos en la copia, y más concretamente nos fijamos en el botón: "Generar Doc."
Elegimos esta opción.
Para que funcione correctamente se debe haber vinculado previamente al patrón deseado una "plantilla" de este documento, que formalmente será una "oferta" o un "presupuesto".
Nombramos el documento, elegimos la plantilla y generamos el documento.

Una vez generado este documento (Oferta/Presupuesto) será muy sencillo enviarlo al cliente mediante correo electrónico, opción, "Añadir e-mail".

En caso que el cliente acepte este presupuesto/oferta debemos indicarlo a KMKey.
Para ello seleccionamos el proyecto en el árbol de navegación.
Volvemos a seleccionar el TAB "PLANIFICAR" y su opción "Previsiones", seleccionamos la previsión que nos sirvió para emitir el "Presupuesto/Oferta" y seleccionamos el botón: "Generar Factura".
Seleccionamos la tarea donde queremos almacenar la acción.
KMKey automáticamente realiza la imputación de una "pill" del tipo "Venta/Ingreso" en dicha tarea.

Seleccionamos esta "pill" y observamos la opción "Emitir Factura".
Una vez seleccionada, KMKey nos deja elegir la fecha de emisión de la misma, restringiendo la posibilidad de emitir una factura con fecha "anterior" a la última realizada.
Seleccionamos la Fecha y se genera la Factura. Observaremos el botón "Generar Doc."
Seleccionamos dicha opción y debemos elegir un nombre para la misma, así como la plantilla de "Factura" asociada al patrón.
La factura correlativa, correctamente numerada y valorada queda incorporada a nuestro proyecto.

Ejemplos del ciclo Previsión >> Oferta/Presupuesto >> Factura.
Ver video:
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lunes, 28 de septiembre de 2009

Posibilidades multiempresa de KMKey

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En KMKey la unidad de trabajo es el proyecto (o expediente). En cada proyecto se definen los participantes con sus perfiles correspondientes, determinando qué pueden o no hacer en cada uno de ellos. A partir de ahí, cada usuario ve únicamente aquellos proyectos en que ha sido asignado. Además de eso, existe una información común, visible por defecto a todos los usuarios, que es la agenda de contactos y grupos / empresas, con los datos de contacto, teléfonos, e-mails, etc. Finalmente, existen los datos visibles únicamente a los administradores, como la configuración de patrones de trabajo.

A partir de ahí, ¿ qué posibilidades existen para la implantación de KMKey en un grupo empresarial, donde existe un grupo raiz que se comunica con distintas empresas ? Bien, existen 3 enfoques posibles, cada uno con sus ventajas e inconvenientes:

  1. KMKey básico. Se trata simplemente de aceptar el funcionamiento básico descrito anteriormente.

    Ventajas: No tiene coste adicional.

    Inconvenientes: Las distintas empresas del grupo comparten su información de contactos, y los administradores lo son de todo el sistema, tanto a nivel de usuarios y permisos como de patrones de trabajo, no hay posibilidad de tener un administrador para cada empresa.

  2. Control de grupos por permisos. Se basa en configurar el acceso a los contactos y empresas de forma que cada empresa vea únicamente sus contactos. Se puede llegar a conseguir que los usuarios del grupo vean los contactos de todas las empresas si así se desea.

    Ventajas: Permite segmentar la agenda de contactos sin necesidad de programación.

    Inconvenientes: Requiere una configuración de permisos laboriosa, y no resuelve el problema de los administradores descrito en el punto anterior.

  3. KMKey jerárquico. Consiste en estructurar el KMKey en un árbol de contenedores, de forma que los usuarios del grupo estén un nivel por encima de los usuarios de cada una de las empresas

    Ventajas: La agenda de contactos queda segmentada sin necesidad de configuración. Puede haber administradores por empresa, que puedan dar de alta usuarios y ajustar patrones de trabajo sólo en su empresa. Así mismo, puede haber administradores del grupo que tengan acceso a administrar todo el conjunto.

    Inconvenientes: Requiere un desarrollo específico para ajustar el funcionamiento estandard

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viernes, 18 de septiembre de 2009

Permisos de acceso a opciones de menú

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Con cierta frecuencia se da el caso de que los permisos predefinidos para acceder a una opción de menú de KMKey no se ajusten a las necesidades del cliente. Por ejemplo, la opción de gestionar previsiones económicas está protegida por el mismo permiso que la opción de editar la planificación de un proyecto, porque en la mayoría de casos la misma persona planifica el proyecto y define su previsión económica. Pero cuando esto no sea así, también temenos la opción de cambiarlo mediante configuración.

Para ello debemos entrar en el ZMI de nuestro site (url/manage), ir a el objeto portal_actions, y buscar la opción de menú que deseamos cambiar. Siguiendo el ejemplo anterior, sería la que se llama "Economics Plan". Imaginemos que queremos restringir está opción a directores comerciales, dirección, financieros y responsables de área. Tendríamos que editar al "Condition Expression" y añadir una expresión que nos diga si el usuario actual tiene alguno de esos perfiles en el contexto en el que estamos. Eso se puede expresar de la siguiente forma:

and member.getUser() and len([role for role in member.getUser().getRolesInContext(unit) if role in ['dir-comercial', 'direccion', 'financiero', 'resp-area']])

O sea, el usuario está autentificado, y alguno de sus perfiles en el contexto actual coincide con los permitidos.

Finalmente, y no por ello menos importante, debemos marcar la opción de "Block import ?", cosa que nos garantiza que nuestra expresión personalizada no será substituida por futuras actualizaciones del programa.
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martes, 1 de septiembre de 2009

Demos KMKey disponibles. Condiciones de uso

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Demos generales para probar funcionamiento y usabilidad
Earcon SL pone a disposición de quien lo desee acceso al software de KMKey en sus tres modalidades (Project, Quality y Help desk) con el fin de poder simular su uso y conocer la herramienta.
Para ello se proporciona un url (dirección web) y algunos usuarios con funcionalidades limitadas. La demo contiene algunos ejemplos con los que trabajar y la posibilidad de generar expedientes nuevos, introducir y consultar información etc..
Estas demos están siendo utilizadas por varios usuarios al mismo tiempo. La información introducida puede ser alterada por otro usuario o podemos encotrar temas no introducidos por nosotros. A pesar de que una misma instalación de KMKey puede contener las tres funcionalidades (Project, Quality y Help desk) se proveen "url's" de demo diferentes para facilitar la comprensión de los procesos relativos a cada caso.
Este tipo de demos tienen el siguiente aspecto:

http://project.kmkey.com/ejemplo/
http://quality.kmkey.com/ejemplo/
http://helpdesk.kmkey.com/ejemplo/


Donde "Ejemplo" se sustituye por un nombre único cuando se facilita la demo

Demos de uso exclusivo:
Una vez comprobado el uso mediante una demo general, el usuario interesado puede solicitar una demo para uso exclusivo. Aunque el contenido es el mismo que en el caso anterior, se restringe el acceso solamente a la persona que lo solicita. En este caso toda la información contenida solo es vista, introducida o revisada por el interesado al que se concede la demo. También se dan privilegios de administrador para que pueda acceder a la parte de configuración.
Este tipo de demos tienen el siguiente aspecto:

http://demoX.kmkey.com/ejemplo/
Donde X es un número del 1 al 5 dependiendo del servidor donde sea alojada y "Ejemplo" se sustituye por un nombre único cuando se le facilita la demo

Condiciones de uso:

-El objetivo de las demos es que el solicitante pueda probar KMKey simulando casos reales de uso. En ningún momento está pensado para llevar casos reales.
-Toda la información que se introduzca no tienen ninguna garantía de confidencialidad o de salvaguarda y será limpiada periódicamente. Deben utilizarse ejemplos ficticios.
-El periodo de uso de la demostración es de un máximo de 30 dias. Podrá ser ampliado en caso de petición expresa.
-KMKey no se hace responsable de los datos introducidos, ya que se supone que son irrelevantes.
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