jueves, 23 de julio de 2009

Añadir Contactos y Usuarios. Organización en grupos.

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CONTACTOS
En KMKey podremos mantener la gestión de nuestros contactos mediante el uso de la opción:

TAB EQUIPO > Añadir Contacto.

Los datos que se recogen en ese momento pueden definirse y/o adaptarse a las necesidades de cada organización y uso de KMKey.
En general incluirán de los campos más habituales para su definición. Como son:
Nombre y apellidos, sus direcciones y datos más habituales de contacto, teléfonos, direcciones e-mail, y otras.

GRUPOS
Análogamente a la definición de contactos, en KMKey podremos definir cuantos grupos se necesiten para diferenciarlas de otros mediante el uso de la opción:

TAB EQUIPO > Añadir Grupo.

En la definición de estos grupos podremos incluir:
  • Clientes,
  • Proveedores.
  • Departamentos.
  • Empresas (en los casos de uso en grupos multiempresa)
  • Colaboradores Externos.
  • Auditores.
  • Jefes de Departamento.
  • Comités.
  • Grupos de trabajo, etc.
Así como tambien algunos grupos especiales como los grupos de recursos o de permisos, propios de KMKey.

Por supuesto para la definición de cada uno de esos grupos el usuario podrá escoger los campos que necesite según la actividad de cada uno. Una vez creados se tratará ir nutriendo de integrantes (contactos o usuarios) en su composición.

USUARIOS
En la misma pantalla de definición de datos de contacto, a partir de un punto de la misma empiezan lo que son propiamente la definición de datos de usuario.

Básicamente un contacto se convertirá en un usuario desde el momento en el que el administrador del sistema le otorgue un "nombre de usuario", un "password" y unos permisos mínimos.

Así pues podremos tener contactos que no son usuarios, pero todos los usuarios deberán ser contactos.

Una vez que damos de alta a un contaco como usuario deberemos rellenar (si así lo disponemos) otros datos que se corresponden a su posible asignación como recurso o no.

Estos datos especiales pueden incluir, entre otros:

  • Coste económico por hora (Vinculado a los conceptos contables definidos).
  • Firmas propias personalizadas de e-mail.
  • Tipo de notificaciones que recibirá de KMKey (Internas, e-mail, SMS).
  • Idioma del Interface de KMKey (Disponible Castellano, Catalán, Inglés y Euskera)
  • Su pertenencia o no a grupos y/o a grupos de permisos ya definidos.
  • Su rol básico (Miembro, Manager)

Una vez definido como usuario también podremos realizar asignaciones de roles o perfiles personalizadas a un proyecto o expediente concreto, en función de los patrones en uso.

O asignar grupos enteros a expedientes en concreto, facilitando así la labor de su gestión de accesos y permisos, mediante el uso de la opción:

TAB EQUIPO > Gestionar Contactos o Gestionar Grupos.

Hay que señalar que el alcance de los permisos y perfiles puede abarcar desde:
  • el acceso general a la aplicación,
  • el acceso a patrones y expedientes generados con el mismo en concreto, o
  • el acceso a expedientes, agrupaciones o tareas de un proyecto o expediente en particular.

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