jueves, 7 de mayo de 2009

Mis proyectos bajo control. La solución: KMKey Project

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1)La necesidad:

Quedan atrás los momentos en que era suficiente una estructura de “carpetas electrónicas” y una hoja de cálculo para ordenar la información de nuestra empresa. Con la aparición de las redes y de la red de redes el trabajo en entorno colaborativo no solo es una posibilidad si no una necesidad. Si entendemos como “conocimiento” toda la información que nuestra empresa necesita, produce, transmite y almacena para ayudarnos a alcanzar los objetivos previstos, su gestión se convierte en una tarea primordial. Diversas soluciones van apareciendo en el mercado para dar satisfacción a esta necesidad. Nos inundan con siglas y jerga, algunas de ellas se hacen un lugar en el diccionario de los informáticos. ¿Quien no ha oído hablar de ERP, CMS, CRM o de las mas modernas BI, Cloud computing o knowledege management?.

Pero nosotros trabajamos con PROYECTOS y lo que realmente nos importa es: COMO VAN NUESTROS PROYECTOS. Nótese que hablamos en plural: PROYECTOS.


2)La realidad:

¿Cuales son nuestros PROYECTOS?¿La construcción de un edificio?¿Investigación en biología molecular?¿El diseño de un submarino?¿O simplemente, la solicitud de una subvención?

A simple vista se pueden intuir las enormes diferencias a la hora de abordarlos, aunque también podemos vislumbrar que tendrán trazos en común.

Tenemos una primera variable a ponderar: de que tipo de proyectos estamos hablando.

Si se terminará ahí la problemática sería relativamente sencillo dar con una solución que de satisfacción a las diferentes posibilidades. Pero las dificultades en el escenario no han hecho mas que empezar.

¿Lo vas a trabajar solo o en equipo?¿Están los miembros de tu equipo en el mismo lugar físico o distribuidos geográficamente?¿Pertenecen a la misma empresa o a varias?¿Todos utilizan el mismo idioma?¿Van a tener la misma relación con el proyecto o van a jugar diferentes roles?¿Y la frecuencia?¿Trabajaran siempre en el proyecto o muy de vez en cuando?¿Disponen todos de las mismas herramientas informáticas (SO, programarlo etc..)? ¿Nos relacionaremos con otros sistemas?

Nos a surgido otra variable, o para ser mas exactos: diferentes variables que podemos agrupar en una: el entorno y no me refiero al que mentaba Cruyff.

El tema se va volviendo mas complejo. ¿Y si además este entorno no es estable?¿Cambian las condiciones, los participantes, los lugares ..?

¿Con este escenario, seria cuerdo pensar que un solo programa puede dar la mejor respuesta a todas las necesidades?

La respuesta es NO.

Cada caso tiene su mejor respuesta.

3)La solución: KMKey

Conscientes de ello, desde el inicio del proyecto KMKey decidimos centrarnos en dar respuesta a un universo de empresas que pudieran necesitar un Software de Gestión de Proyectos que diera soluciones a necesidades reales. Cuando la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de los E.E.U.U., como parte del proyecto, Polaris creo el sistema PERT, seguro que le fue de mucha utilidad. Probablemente a una empresa que quiera gestionar una promoción de viviendas unifamiliares no le sirva para nada.

Mas allá de como trabajan los programas que pretenden convertirse en standards, definimos las características que debía ofrecer nuestra solución:


3.1)Características principales:

  • Libre

    Tanto KMKey com el software base utilizado en su instalación siguen los preceptos del software libre (Open Source Software). Se distribuye bajo licencia GPL. En resumen, estamos hablando de una aplicación cuyas fuentes se entregan al cliente, no se cobra por licencia y se puede modificar el código siempre que no se revenda cobrando. Esto nos garantiza el total acceso al programa y nos da independencia del proveedor ya que en caso necesario podemos actuar modificando hasta la última linea del programa.

  • Adaptable

    Exceptuando los principios básicos de usabilidad con los que funciona KMKey, la solución se puede adaptar a las necesidades del cliente mediante configuración. Los proyectos pueden seguir una metodología de trabajo pre-configurada en tantos Patrones de trabajo como sea necesario. Entendemos como Patrón de trabajo el procedimiento que utilizaremos para abordar un tipo de proyecto. Pero no solo la distribución de tareas, sino los perfiles que lo trabajaran con sus permisos, los conceptos contables a utilizar, los documentos que podremos generar desde el expediente, las notificaciones y avisos etc..
    Es decir, una vez decidido como vamos a enfocar la gestión de un tipo de proyectos de terminados lo reflejamos en un patrón que utilizaremos cada vez que nos enfrentemos a un proyecto de este tipo.
    Obviamente, una vez generado el expediente del proyecto si este no responde exactamente a como se ha diseñado el patrón, se pueden introducir cambios para adaptarlo a la realidad.

  • Integrable

    Es muy probable que KMKey no sea el único programa o sistema que use la empresa. Posiblemente puede darse la necesidad de compartir datos con otras aplicaciones. KMKey se puede enlazar de diferentes formas para compartir la información y en la actualidad lo está realizando con ERPs, CRMs sistemas de autentificación, BBDD etc..

    También es posible intercambiar información con otras soluciones de gestión de proyectos como MS Project.

  • Usuarios ilimitados

    KMKey no tiene restricciones en cuanto al número de usuarios. Ni usuarios contratados, ni concurrentes, ni módulos, ni nada.. Sencillamente lo pueden utilizar tantas personas como les facilitemos un usuario. Las únicas restricciones vienen por la capacidad del servidor de dar respuesta a las peticiones, sean estas de pocos usuarios muy activos o de muchos que lo utilizan de vez en cuando.

  • Multiproyecto

    La realidad nos indica que son pocas las empresas que acometen un solo proyecto. Lo normal es que tanto empresas como usuarios estén involucrados en muchos proyectos que deben ser gestionados al mismo tiempo. KMKey asume en sus funcionalidades esta premisa y está pensado para dar respuesta a la gestión y control de multitud de proyectos simultáneos.

  • Multiempresa

    Multigrupo, sería la palabra correcta. Las personas se asocian en grupos. Estos pueden ser empresas, sedes, departamentos etc.. los componentes de uno de ellos pueden ver una serie de proyectos y los de otro grupo, otra serie totalmente diferente. La información está compartimentada según los permisos que se otorguen.

  • Multi idioma

    Cada usuario puede escoger el idioma de trabajo en KMKey. También, configurando correctamente, se puede escoger el idioma de trabajo de un proyecto en concreto incluyendo documentos generados automáticamente e informes.

  • 100% Web

    KMKey está pensado desde el primer momento y la primera línea para ser una aplicación totalmente Web. Es decir, se puede utilizar desde cualquier punto del globo que tenga un acceso a Internet y un navegador (Firefox o Iexplorer). Esto nos permite trabajar de una misma forma independientemente de donde nos encontremos, tanto el director de proyecto com el administrador del sistema, el técnico o el comercial.

3.2)Ejes de trabajo:

La características anteriormente expuestas nos garantizan el adecuado entorno de trabajo. Por si solo no sería suficiente si la aplicación no estuviera correctamente estructurada y fuera intuitiva y de fácil uso. De las multiples teorías de gestión de proyectos escogemos y adaptamos varios conceptos para ordenar la información de una forma lógica y comprensible. Esto nos permite planificar, gestionar y controlar los proyectos en sus cuatro ejes principales: tiempo, esfuerzo, economía e información.

  • -Tiempo

    El proyecto, subdividido en tareas y agrupaciones de tareas se puede planificar en el tiempo. Asignar fechas previstas de inicio y fin, duraciones, contingencias etc... Una vez en marcha el proyecto se introducirán las fechas reales en las que se realizan las tareas. La comparativa entre ambas nos darán idea de la marcha del proyecto, sus posibles retrasos etc.. Podremos visualizar el avance cronológico mediante gráficos Gantt, tablas de fechas, agendas..

  • -Esfuerzo

    A cada tarea se puede asignar un esfuerzo previsto en horas/hombre. Los diferentes usuarios a medida que van trabajando, introducen las horas que han invertido en sus intervenciones. Estas horas, que pueden ser de diferentes tipos, nos sirven para valorar los recursos empleados en el proyecto y su coste asociado.

  • -Economía

    KMKey permite definir unos conceptos contables donde estructurar la economía de los proyectos. Establecer unas previsiones según estas estructuras y una vez imputadas las entradas económicas reales establecer comparativas. También dispone de facilidades para la generación de ofertas, facturas, gastos personales etc.

  • -Información

    Los tres primeros conceptos son los habituales en las teorías, nosotros añadimos uno nuevo: relacionar una base de datos del conocimiento al proyecto. Lo diseñamos mediante la facilidad de añadir “píldoras de información” en las tareas. Entendemos como píldoras unidades de información en cualquier formato: archivos, documentos, correos electrónicos, notas, mensajes .. La información que contienen es indexada de tal manera que se puede consultar con una búsqueda tipo “Google”.


3.3)Modelos:

¿Como podremos disponer de KMKey? Teniendo claro que su uso es siempre a través de un navegador, su instalación se puede realizar mediante tres vías principales.

  • -Juan Palomo

    Si somos usuarios avezados en programador libre o nos gusta la informática “bricolaje” nos podemos arremangar las mangas de la camisa y visitar www.kmkey.org para hacer nuestra propia instalación. Apoyados por usuarios con mas experiencia en listas de correo, podremos paso a paso disponer de KMKey en el servidor que hayamos escogido a tal efecto.

  • -SaaS

    El Software as a Service (software como servicio, alias ASP, alias Cloud Computing) se impone día a día como una solución válida en las empresas. Sobretodo en aquellas distribuidas, con usuarios móviles, colaboradores externos etc. De forma muy resumida, podemos definirla como: alquilamos un proveedor (típicamente un ISP) que se encargue de todo (espacio en disco, comunicaciones, seguridad, copias..) y nosotros pagamos una mensualidad y nos olvidamos del tema

  • -Home

    Para aquellas empresas con gerentes mas “tradicionales”, la instalación se puede realizar en un servidor en las dependencias del cliente. Ya sea Linux o Windows, en este caso, aplicación y datos residen en la propia empresa. Su acceso externo a través de Internet puede ser activado a conveniencia según la configuración de los dispositivos de comunicación.


Hemos presentado, de forma my somera, una solución que puede ser útil a la mayoría de empresas que gestionan proyectos en un entorno colaborativo de trabajo. Es la combinación de todas las características presentadas lo que dan una ventaja competitiva frente a otras soluciones enfocadas de una forma mas sectorial o pensadas para un solo individuo o proyecto. El objetivo principal es dotar de una herramienta útil y eficaz. Dar la posibilidad de tener una rápida respuesta a mano cuando nos pregunten: ¿como van los proyectos?


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